De visie voor succes: 7 maatregelen voor toekomstbestendige toegangscontrole

Veiligheid en compliance is een hot topic voor elke organisatie. De inrichting van toegangscontrole systemen speelt hierin een essentiële rol. Maar de daadwerkelijke invulling vanuit security, safety of hospitality oogpunt, staan vaak tegenover elkaar. Want hoe kun je optimaal beveiligen, zonder dat het belemmert in dagelijkse processen? Bij Nsecure creëren we met toegangscontrole juist een balans tussen security, safety en hospitality. Alex Smaling, General Manager bij Nsecure, staat stil bij de 7 uitgangspunten voor een future-proof toegangscontrole oplossing.

1. Toegangscontrole verweven in primaire bedrijfsprocessen

Toegangscontrole is veel meer dan alleen toegangsverlening. Bij toegangsverlening zorg je dat een persoon een locatie kan betreden met bijvoorbeeld een toegangspas of een sleutel, bij toegangscontrole willen we zeker weten dat mensen die toegang krijgen tot een bepaalde plek of ruimte in een gebouw geautoriseerd zijn voor die ruimte.

Alex legt uit: “Toegangscontrole is weten dat diegene die binnenkomt ook degene is die hij zegt te zijn. Daarnaast weet men achteraf altijd in te kunnen zien wie er binnen is geweest, waar die persoon is geweest, wanneer en voor hoe lang. En dat ook nog dusdanig, dat de bezoeker daar zelf niet veel van merkt. Precies daar ligt het snijpunt tussen – onder meer – gastvrijheid en veiligheid. Het is daarom essentieel om naar een integrale aanpak te streven en toegangscontrole onderdeel te maken van het primaire bedrijfsproces.”

2. Toegangscontrole aansluiten op eisen en ontwikkelingen binnen de branche

Wat de impact is van toegangscontrole op het gebied van hospitality, safety of security, varieert per sector. Neem als voorbeeld een ziekenhuis. Het restaurant kan en mag iedereen betreden, maar dat geldt niet voor de OK of voor plekken waar medicijnen worden opgeslagen. In de petrochemische industrie is het met name belangrijk om te controleren of de mensen die binnenkomen, wel de bevoegdheden en certificaten bezitten om daar te mogen werken. Alex: “Het toegangsbeleid en de eisen rondom toegangscontrole zijn enorm verschillend per sector. Binnen Nsecure werken we vanuit verschillende klantenteams die alles weten over de diverse specifieke branches. Van het bankwezen en de gezondheidszorg tot de industrie. We kennen de belangen, de knelpunten en de bijzonderheden. Dat maakt dat wij altijd de best passende oplossingen kunnen realiseren, heel specifiek toegespitst op de sector en de primaire bedrijfsprocessen van de organisatie.”

3. Van strategie naar uitvoering

Maar hoe zorgt u voor een veilig, gastvrij en specifiek toegangsbeleid dat past bij uw organisatie en uw branche? Alex: “Stap 1 is om te bepalen wat voor uw sector en organisatie belangrijk is. Is autorisatie van contractors of (tijdelijke) medewerkers essentieel of heeft u een vaste populatie van medewerkers? Werkt u met gevaarlijke stoffen of worden alle werkzaamheden in een kantooromgeving verricht? Bent u opzoek naar beveiliging van fysieke assets, geld of materialen of heeft de bescherming van data de hoogste prioriteit? Wilt u voorkomen dat mensen de locatie kunnen verlaten (denk aan een Tbs-instelling) of wilt u bijvoorbeeld mensen met mentale of fysieke uitdagingen het zo makkelijk mogelijk maken om hun eigen huis in en uit te kunnen wanneer ze dat willen? Zodra u inzichtelijk heeft wat belangrijk is in uw specifieke situatie, gaan wij op basis daarvan samen een strategisch plan opstellen en hierbij de beste oplossingen zoeken.”

4. Het belang van compliancy bij toegangscontrole

Die ideale oplossing balanceert op de dunne lijn tussen veiligheid en gastvrijheid. “Dat is voor elke organisatie anders, maar het draait altijd om minimale risico’s met behoud van een gastvrije ervaring voor bezoekers, werknemers en leveranciers. Mensen moeten dus makkelijk en snel aan het werk kunnen, maar wel alleen die mensen die daar de juiste voorwaarden voor hebben. Denk dus aan bepaalde certificeringen, documenten of trainingen. In geval van calamiteiten moeten mensen zo snel mogelijk naar buiten kunnen, maar u wil in dergelijke situaties ook zeker weten wie er op dat moment allemaal binnen zijn. Door vooraf aan te melden en te autoriseren of mensen de juiste papieren hebben, kunt u een open karakter behouden, terwijl de veiligheid van alle bezoekers gewaarborgd blijft”, aldus Smaling.

5. Geïntegreerde oplossingen

Nsecure verzorgt alles rondom security. Van toegangscontrolesysteem tot aan cameraobservatie. Door alle hard- en software op elkaar af te stemmen, ontstaat synergie. Alex legt uit: “Stel: iemand probeert een veilige zone binnen te komen met een geblokkeerde pas. Zodra de geblokkeerde pas wordt aangeboden, kunnen wij automatisch de camera in beeld laten verschijnen. Zo ziet de beveiliger direct wie er waar staat. Bij een integrale aanpak kijken we niet naar welke middelen we kunnen inzetten, maar naar welk doel we willen bereiken en hoe we dat zo efficiënt mogelijk doen. Pas daarna bekijken we per situatie of er een hek, een camera of een persoon nodig is. Nog een voordeel van een geïntegreerd platform is dat het beheer ook op één plek ligt.”

6. Klaar voor de toekomst

“Sectoren veranderen continu. Het is dus belangrijk om regelmatig te evalueren welke oplossingen er nodig zijn. Doordat wij onze diensten voornamelijk vanuit de cloud aanbieden, is het heel makkelijk om mee te groeien en op- en af te schalen. Ook wanneer de opdrachtgever er nog niet klaar voor is, zijn onze omgevingen en systemen er al klaar voor. Mocht dat over een paar jaar veranderen, dan is het niet nodig om een nieuw toegangscontrole systeem te implementeren, maar volstaan kleine aanpassingen aan het bestaande systeem. Regelmatig evalueren en op tijd het beleid aanpassen, is dus het devies.”

7. Duurzame invulling dankzij toegangscontrole

Ook op het gebied van duurzaamheid stoeien organisaties hoe zij dit voor nu en voor in de toekomst zo goed mogelijk invullen. De invulling van toegangscontrole oplossingen kan hier zeker van meerwaarde zijn. Alex legt uit: “Doordat wij in zeer kritieke sectoren werken, worden onze oplossingen en hardware uitermate goed getest op veiligheid en levensduur. We kiezen altijd voor oplossingen die lang meegaan, die blijven ontwikkelen en toekomstbestendig zijn. Waar mogelijk zetten we vrijkomende componenten zoals sloten of tourniquets opnieuw in en zorgen we ervoor dat ze weer voldoen aan de eisen van de toekomst. Daarnaast komt er een enorme hoeveelheid waardevolle data uit deze security systemen doordat deze 24/7 worden gemonitord. Dit heeft een flinke meerwaarde als het gaat om het voorspellen en bepalen van onderhoudswerkzaamheden, maar ook informatie over bezettingsgraden op locaties. Organisaties kunnen daarmee voorspellen en duurzame keuzes maken. Als op een bepaald dagdeel een afdeling structureel leeg is, kan deze afdeling op dat tijdstip gesloten worden en kan daarmee bespaard worden op schoonmaakkosten of energie.”